ZZP’er: welke kosten zijn aftrekbaar bij mijn aangifte inkomstenbelasting 2017?

Als ZZP’er betaal je het liefste niet meer belasting dan strikt noodzakelijk is. Let daarom goed op de aftrekbare kosten in de belastingaangifte. Aftrekbare kosten verminderen namelijk de fiscale winst. Een lagere fiscale winst zorgt er voor dat je minder belasting hoeft te betalen.

Zakelijke kosten zijn aftrekbaar

Niet alle kosten die je als ondernemer maakt zijn aftrekbaar. Dit geldt alleen voor de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn die kosten die je als redelijk denkend ondernemer hebt gemaakt. Verder moeten de kosten de zakelijke belangen van de onderneming dienen en dus niet de ondernemer als privé persoon.

Bij de beoordeling of de kosten zakelijk zijn mag de belastingdienst niet op de stoel van de ondernemer zitten door te zeggen welke kosten je wel of niet zou hebben mogen maken. Toch kan een wanverhouding tussen gemaakte kosten enerzijds en te verwachte opbrengsten anderzijds er toe leiden dat (een deel van) de kosten niet aftrekbaar zijn. Je hebt dan niet als redelijk denkend ondernemer gehandeld.

Voorbeeld: zakelijke kosten zijn deels aftrekbaar (Cessna-arrest)

In het Cessna-arrest was er een medisch specialist die een vliegtuig (cessna) had aangeschaft om naar patiënten en congressen te kunnen vliegen. De vliegreizen gaan gepaard met zeer hoge kosten. De medisch specialist trekt een bedrag af voor het gebruik van het vliegtuig. De inspecteur staat slechts een deel van de aftrek toe, namelijk alleen dat deel van de kosten die hij gemaakt zou hebben voor lijnvluchten.

De Hoge Raad oordeelt dat in beginsel alle kosten die binnen de ondernemingssfeer worden gemaakt aftrekbaar zijn. Wanneer de verhouding tussen de kosten en het nut voor de onderneming zo scheef is dat geen redelijk denkend ondernemer de kosten zou hebben gemaakt, dan kan dit beginsel uitzondering lijden.

Gemengde kosten

Bepaalde kosten kunnen naast een zakelijk karakter ook een privé karakter hebben. Dit is het geval wanneer je als privé persoon voordeel hebt van de kosten. Hierbij geldt dat alleen het zakelijk component van de kosten aftrekbaar is. Tevens kan het zijn dat de kosten in het geheel niet aftrekbaar zijn wanneer het prive karakter van de kosten overheerst.

Afschrijven: kosten ineens aftrekbaar of gespreid?

Niet alle kosten mogen in aftrek worden gebracht in het jaar waarop de kosten zijn gemaakt. Het kan zijn dat kosten betrekking hebben op meerdere jaren. De kosten zijn dan langer dan één jaar nuttig voor het bedrijf. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een dure laptop. De laptop zal meerdere jaren dienstbaar zijn aan je onderneming. In beginsel zal de laptop op de balans gezet moeten worden en wordt er jaarlijks afgeschreven (= stukje kosten nemen).

Bovenstaande geldt ook voor kosten gemaakt in verband met immateriële zaken. Denk bijvoorbeeld aan overgenomen goodwill of een langlopende advertentiecampagne. Ook hier worden de kosten over meerdere jaren uitgesmeerd en komen ze niet ineens ten laste van de winst.

Aanloopfase en start van de onderneming

Ook wanneer je officieel nog geen onderneming hebt (je hebt bijvoorbeeld nog geen KvK-nummer), zijn de zakelijk gemaakte kosten gewoon aftrekbaar. Het dient dan te gaan om kosten die een duidelijke relatie hebben tot (de opstart van) de onderneming. Hieronder kunnen bijvoorbeeld de kosten vallen voor het doen van marktonderzoek of juridisch en fiscaal advies.

Kosten aftrekken met of zonder BTW?

Op de zakelijk gemaakte kosten drukt vaak ook de BTW. Degene van wie u iets hebt gekocht rekent over het aankoopbedrag dan nog omzetbelasting. Over het algemeen kun je als ondernemer deze BTW weer terugkrijgen van de belastingdienst (aftrek van voorbelasting). Omdat de BTW hierdoor uiteindelijk niet voor jouw rekening komt, dien je bij de aftrek van de zakelijke kosten de kosten exclusief BTW af te trekken.

In sommige gevallen kun je de BTW niet terugkrijgen. In dat geval mag je de kosten juist wel mét BTW in aftrek brengen op je winst.

Wettelijk beperkt aftrekbare kosten

In de wet worden kosten genoemd waarvan de aftrekbaarheid beperkt is. Het gaat hierbij om de volgende kosten:

• Voedsel, drank, genotmiddelen, representatiekosten (denk aan: recepties, personeelsfeesten en vermaak), congressen, seminars, excursies en studiereizen (waarin begrepen de reiskosten en de verblijfkosten). Dit zijn kosten waar een privécomponent in schuilt. Daarom mogen deze kosten tot een bedrag van € 4.500 (drempel) niet in aftrek komen. In plaats van het toepassen van de drempel kan worden geopteerd om 80% (in 2017) van deze kosten in aftrek te brengen. Dit is vaak voordeliger wanneer de kosten gering zijn.
• Reiskosten gemaakt met een privé-vervoermiddel dat in eigendom is of in privé is gehuurd (zoals de privé-auto, motor, brommer of fiets): aftrekbaar is maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer. Let er op dat alle bedrag (zoals brandstof, verzekeringen en parkeren) worden geacht te zijn inbegrepen in de € 0,19 per zakelijke kilometer.
• Kosten voor een werkruimte in de privé-woning. Het dient dan te gaan om een kwalificerende werkruimte. Dit is onder andere afhankelijk van de vraag of een werkruimte een naar verkeersopvatting zelfstandig gedeelte van de woning vormt. Het verschil in de behandeling tussen een huurwoning of koopwoning is per 2017 komen te vervallen.

Wettelijk niet aftrekbare kosten

Naast de beperkt aftrekbare kosten, zijn er ook kosten die wettelijk uitgesloten zijn van aftrek. Het gaat dan onder meer om de volgende kosten:

• Telefoonabonnementen thuis.
• Algemene literatuur (vakliteratuur is uitgezonderd en is wel 100% aftrekbaar).
• Kleding, met uitzondering van werkkleding. Dit is kleding die uitsluitend gedragen kan worden in het kader van de onderneming. Dit blijkt uit uiterlijke kenmerken van de kleding, denk bijvoorbeeld aan een uniform.
• Persoonlijke verzorging.
• Standsuitgaven (gedaan ten behoeve van persoonlijk aanzien).
• Vaartuigen die worden gebruikt voor representatieve doeleinden.
• Geldboeten opgelegd door een strafrechter (waaronder begrepen een verkeersboete).
• Kosten in het kader van misdrijven, en voor wapens + munitie en agressieve dieren.
• Giften, beloften en diensten in het kader van omkoping (steekpenningen).

Samenvatting: aftrek van zakelijke kosten

Als hoofdregel geldt dat kosten aftrekbaar zijn zolang die in het kader van de onderneming zijn gemaakt. De ondernemer is in beginsel vrij in zijn of haar keuze om bepaalde kosten te maken, maar dient de keuze wel als een redelijk denkend ondernemer te hebben gemaakt. Verder kunnen in bepaalde kosten zowel een zakelijk als een privécomponent besloten liggen. In dat geval is slechts het zakelijke deel aftrekbaar. Ten slotte bestaan er ook wettelijke beperkingen aan de mogelijkheid om kosten af te trekken.

Meer weten over de aftrekbaarheid van zakelijke kosten? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Bel ons op 020 210 11 99 of vul onderstaand contactformulier in. We nemen dan spoedig contact op.